Zarządzanie przedsiębiorstwem – wiele narzędzi, czy jeden system?

W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości wiele firm decyduje się na korzystanie z oprogramowania klasy ERP. Podyktowane jest to nie tylko jawn ymi korzyściami finansowymi, ale także wygodą i chęcią efektywnego administrowania przedsiębiorstwem. Producenci różnych systemów wydają się prześcigać w dostosowaniu swoich programów do różnych wymagań, zarówno klientów jak i prawodawców. Jak się jednak okazuje, trudno wybrać jedno rozwiązanie które spełniłoby oczekiwania większości użytkowników. Co gorsza, nawet w jednej linii produktów niektóre działają lepiej, a inne gorzej.  Co zatem wybrać? Jedno rozwiązanie, czy kilka? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Różne grupy przedsiębiorstw mają różne potrzeby, jednak stosowanie oprogramowania jednego producenta niesie za sobą wiele plusów, nad którymi warto się zastanowić:

Integracja danych

Pomimo dostępności na rynku wielu różnych (lepiej lub gorzej napisanych) integratorów nic nie zastąpi wymiany danych, które większość twórców systemów już dawno zaimplementowała w ramach swoich linii produktów. Dzięki temu możemy uzyskać natychmiastowy obraz firmy bez niespodziewanych opóźnień, dodatkowych kliknięć, czy czekania na odświeżenie. Efektem tego jest możliwość lepszej kontroli, podejmowanie decyzji opierających się na aktualnych i bardziej wiarygodnych informacjach, a co za tym idzie szybsze oraz skuteczniejsze działania. Dodatkowo trzeba pamiętać, że dobre integratory są także kosztowne, zajmują miejsce na dysku oraz często wymagają podjęcia dodatkowych czynności aby przesłać informację z jednego modułu do drugiego.

Zgłaszanie awarii

Niemal każdy użytkownik oprogramowania spotkał się kiedyś z koniecznością zgłoszenia usterki, naprawienia błędu (swojego, bądź wynikającego ze nieprawidłowego działania programu) czy nawet zasięgnięcia rady jak wykonać daną czynność w systemie. Wtedy właśnie okazuje się jak bardzo profesjonalny jest nasz dostawca w kwestii pomocy. Zwykle wygląda to tak  – powitanie, muzyka, weryfikacja i znów muzyka (czasem przerywana informacją ile osób jeszcze czeka przed nami). Posiadanie różnych programów powoduje konieczność kontaktu z wieloma działami wsparcia, infoliniami, czy BOK-ami i sprawia, że proces dotarcia do rozwiązania zdecydowanie się wydłuża. Wyzwaniem też jest jeśli nie wiemy w czym leży problem i często jesteśmy odsyłani od jednego producenta do drugiego, ponieważ wina zwykle leży „po drugiej stronie”. Podobnie sprawa ma się w przypadku aktualizacji, gdy w każdym programie zaszły istotne zamiany – wtedy jesteśmy także skazani na aktualizację integratora, która zajmuje czas i zwykle niemało kosztuje.

Utrudnienia dla pracowników

Obsługa wielu programów może być sporym wyzwaniem dla pracowników. Różnorodność sposobów wprowadzania danych, interfejsów, często także i funkcjonalności pochłania sporo czasu i energii nie tylko dla nowych, którzy dopiero są wprowadzani w szeregi firmy, ale także dla tych dłuższym stażem zawodowym. Wymaga wielu czasochłonnych szkoleń i tygodni praktyki, a o ile wygodniej i szybciej jest działać na jednym systemie. Podobnie ma się rzecz w sytuacji pandemii i pracy z domu. Dużo łatwiej jest dostosować jeden system do świadczenia usługi poza siedzibą organizacji niż kilka. Abstrahując tu zupełnie od faktu, iż część producentów dostosowało swoje programy do pracy zdalnej bezpośredniej, a część wspieraylko rozwiązania stacjonarnie i wykonywanie na nich czynności poza biurem wymaga dodatkowych inwestycji.  

Dodatkowe zajęcie dla działu IT

Wiele systemów w firmie stwarza konieczność stworzenia zespołu IT, który będzie umiał albo obsługiwać każdy z nich, albo będzie bardzo dobrze znał przynajmniej jeden. W pierwszym przypadku ogromnym wyzwaniem jest znaleźć specjalistę posiadającego odpowiednie kompetencje, w obu natomiast pojawia się spory kłopot w przypadku rotacji w zespole. Warto pamiętać także, że zarządzanie dużą ilością różnych programów wymaga zdecydowanie więcej zabiegów i rodzi więcej kłopotów.   Jeden system informatyczny może nie spełniać wszystkich wymagań biznesowych, szczególnie jeśli dotyczy konkretnej (i często specyficznej) branży. Warto jednak dobrze przeanalizować sytuację i zastanowić się, czy zastosowanie kilku modułów jednego dostawcy nie będzie dla nas lepsze niż próba wyciśnięcia maksimum funkcjonalności z systemów niepowiązanych ze sobą, które nie do końca będą ze sobą współpracowały.