Wdrożenie systemu ERP – czemu nie zawsze spełnia nasze oczekiwania?

Nie każdy projekt wdrożenia systemów ERP się powiedzie ani nie przyniesie spodziewanych rezultatów ale dlaczego? Winą można obarczać nierealne oczekiwania co do systemu. Klienci chcą lepszych i znacznie szybszych wyników niż to możliwe. W efekcie: projekt wdrożenia systemu ERP może szybko wymknąć się spod kontroli, trwać dłużej bądź nie zapewnić oczekiwanych wyników. Właściwe jest zatem podejście do planowania wdrożenia ERP i ustalenia realnych celów jako kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. W tym artykule opowiemy o wypełnianiu luk między oczekiwaniami klienta względem systemu ERP, a rzeczywistymi wynikami oraz tym, jak je dopasować.

Zrozumienie

Kluczowe jest pełne zrozumienie istoty samego problemu. Sformułować go można w następujący sposób: w rzeczywistości, projekty wdrożeniowe systemów ERP są znacznie mniej przewidywalne i spójne niż wielu klientom się wydaje. Wiele osób uważa, że wdrożenie oprogramowania do zarządzania firmą, to tylko kwestia ustalenia budżetu, zasobów, osi czasu dla konkretnych etapów, i tyle. Projekty związane z oprogramowaniem wymagają jednak znacznie więcej przygotowania, a ustalenie właściwych oczekiwań jest jednym z głównych elementów tego procesu. Istnieje wiele powodów, dla których projekt może trwać dłużej, szerszy zestaw funkcji nie będzie najlepszą opcją i nie da się ustalić kiedy go skończysz. Wdrożenie systemu ERP i zarządzanie procesami biznesowymi to procesy ciągłe. Kiedy klient to zrozumie, cała praca staje się łatwiejsza dla firmy wdrożeniowej i jego partnerów. Istotne jest więc, aby odpowiednio zarządzać i oczekiwaniami, ustalać i dokładnie opisywać, co klient otrzyma na każdym etapie projektu wdrożeniowego. Poniżej kilka kwestii, które trzeba wziąć pod uwagę:

Wszystko zaczyna się na etapie przedsprzedaży

Sukces projektu wdrożeniowego zaczyna się już na etapie przedsprzedażowym. Jeśli sprzedawca lub jego partnerzy obiecują zbyt dużo, ryzyko niespełnienia oczekiwań znacznie wzrasta. Przeprowadzono badania w celu określenia wskaźnika sukcesu projektów wdrożeniowych systemów ERP. Pokazuje ono, że chociaż tuż po zakończeniu projektu większość klientów początkowo jest zadowolona, to w bardzo krótkim czasie liczba pozytywnych recenzji drastycznie spada. Dzieje się tak dlatego, że ludzie nie dostają tego, czego oczekiwali. I znowu, jeśli poprzeczka dla oczekiwań jest postawiona zbyt wysoko, nie ma szans na ich spełnienie. Na szczęście istnieje kilka kroków, które możesz podjąć, aby uniknąć tego problemu.

Określenie celów

Zadziwiające że, całkiem często, firmy i ich zespoły zarządzające nie mają jasnych oczekiwań co do tego, jaki powinien być efekt końcowy. Taka sytuacja wiąże się z ryzykiem zmian koncepcji już w trakcie procesu wdrożenia, co zwykle kończy się dodatkowymi kosztami i niedotrzymywaniem terminów.

Globalny cel

Kolejny problem to posiadanie jednego wielkiego celu, czyli “stać się bardziej wydajnym przedsiębiorstwem”. Jest to stwierdzenie zbyt ogólnikowe. Klient najprawdopodobniej będzie potrzebował pomocy w zrozumieniu tego problemu. Mimo to, sprzedawca i jego partnerzy powinni pomóc firmie najpierw ustalić cel, a następnie podzielić go na kilka mniejszych ale kluczowych etapów, które są łatwiejsze do zaplanowania, obliczenia i pomiaru. Gdy każdy kluczowy cel zostanie osiągnięty, wynik staje się czymś bardziej namacalnym i realnym. Każdy wykonany krok pomaga osobom zaangażowanym w projekt zrozumieć, co przyniesie następny etap.

Obniżanie oczekiwań

Chociaż istnieją sposoby, aby pośrednio wpływać na oczekiwania poprzez wyznaczanie osiągalnych celów, można również podejść do tej kwestii w sposób bezpośredni. Dobrą strategią jest tutaj celowe obniżanie oczekiwań, opisując jedynie podstawową funkcjonalność produktu. Sposób ten działa bardzo skutecznie.

Testowanie porównawcze

Rynek jest pełen dostawców oprogramowania automatyzacji biznesu, którzy twierdzą, że ich produkty mogą być wdrożone bardzo szybko. W rzeczywistości jednak, wdrożenie w pełni funkcjonalnego produktu trwa miesiącami. Jeśli więc klient widział gdzieś tego typu mocno optymistyczne prognozy, to doskonałym pomysłem jest porównanie szybkości działania z funkcjonalnością wdrożonego w tak krótkim czasie rozwiązania. Po ustaleniu związku między czasem a zadaniami biznesowymi, które można rozwiązać, łatwiej będzie uzasadnić terminy.

Plan i rezultaty

Po określeniu celów projektu i minimalnych realnych oczekiwań, przychodzi czas na przygotowanie kompleksowego planu. Przede wszystkim, klient musi zrozumieć, co będzie się działo na każdym etapie projektu, jaka praca zostanie wykonana, jak długo etap potrwa i jak duże zasoby będą potrzebne do jego zrealizowania. Te kroki powinny być negocjowane ze wszystkimi zaangażowanymi stronami, tak aby plan zawierał wszystkie kluczowe elementy dla tych ludzi, ich działów i pracowników. Oznacza to, że dla każdego etapu projektu wdrożeniowego należy opisać konkretne wyniki osiągnięte po zamknięciu etapu. Jakie funkcje otrzyma każdy z działów? Jak będzie wyglądało szkolenie pracowników? Kiedy będą mogli zacząć korzystać z oprogramowania? Te kwestie, wraz z pewnymi danymi dotyczącymi przyszłego skalowania, pomogą Ci ustalić prawidłowe oczekiwania.

Wyspecjalizowany zespół

Żaden złożony projekt, a takim jest wdrożenie systemu ERP, nie może być wykonany bez odpowiedniego zespołu. Należy uwzględnić kluczowych interesariuszy, osoby, które będą korzystały z produktu po jego wdrożeniu do produkcji, przedstawicieli strony sprzedającej lub partnerów, którzy sami będą wykonywali pracę. Niezwykle istotne jest to, aby skład zespołu nie zmieniał się w trakcie realizacji projektu, ponieważ nowe osoby będą wnosić nowe pomysły, które mogą nie pokrywać się z początkową wizją. Doprowadzi to do straty czasu i pieniędzy po stronie klienta i sprzedawcy i partnerów. Osoby wchodzące w skład zespołu powinny być również odpowiedzialne za cały projekt; jego realizację w różnych działach i jednostkach biznesowych. Tylko w ten sposób można wyznaczyć ścieżkę do sukcesu.

Na koniec

Ustalenie właściwych oczekiwań może przede wszystkim wpłynąć na ogólny sukces projektu wdrożenia systemu ERP. Głównym celem zespołu sprzedawców jest ukierunkowania klienta na konkretny sposób myślenia. Wdrożenie oprogramowania do automatyzacji biznesu wymaga wielu przygotowań przed przystąpieniem do działania. Jako sprzedawca będziesz musiał zdefiniować realne cele i skonfrontować je z oczekiwaniami klienta, przy czym jednocześnie je obniżając. Dobrym pomysłem jest porównanie różnych produktów/systemów, co pozwoli łatwo zauważyć, że sprzedawcy, którzy obiecują wiele, z reguły zapewniają wątpliwej jakości wyniki. Następnie, kolejne kroki będą polegały na przygotowaniu planu i opisaniu wyników. Wreszcie, zespół projektowy powinien być stworzony we właściwy sposób i składać się z osób, które biorą realną odpowiedzialność, używają systemu i rozumieją bieżące procesy biznesowe. Kiedy mamy już taki zespół i stworzymy otwarte środowisko, w którym ludzie mogą uzyskać odpowiedzi na swoje pytania, zwiększy to szanse na osiągnięcie sukcesu.