Site Loader
Z roku na rok elektroniczny obieg dokumentów (ang. workflow) coraz bardziej zyskuje na znaczeniu. Na jego wprowadzenie decydują się już nie tylko duże firmy i korporacje, ale także mniejsze przedsiębiorstwa słusznie upatrując w nim skutecznego sposobu na poprawę jakości pracy z dokumentacją. Z wdrożeniem obiegu wiążą się znaczące korzyści, z którymi zapoznać powinien się każdy przedsiębiorca, który jeszcze waha się przed sięgnięciem po to niezwykle praktyczne i przyszłościowe rozwiązania.    

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów jest koncepcją, która pojawiła się już kilkanaście lat temu. Dopiero w ostatnim dziesięcioleciu zyskała jednak na wadze i rozpowszechniła się w środowisku biznesowym na tyle, że obecnie korzysta z niej zdecydowana większość firm. Elektroniczny obieg dokumentów, jak sama nazwa wskazuje, opiera się na pracy z dokumentami cyfrowymi. Polega na digitalizacji istotnej części bądź całości firmowych zasobów dokumentów oraz ich przechowywaniu w środowisku cyfrowym – na serwerach firmy lub w chmurze. Aby elektroniczny obieg dokumentów mógł działać, jak to zakłada jego koncepcja, niezbędne jest wdrożenie specjalistycznego oprogramowania. Jego zadaniem jest umożliwienie realizacji w praktyce wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów, automatyzacja pracy z dokumentacją oraz optymalizacja związanych z tym procesów. Takie oprogramowanie jest określane mianem systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS). Wśród systemów klasy DMS znajduje się zarówno oprogramowanie dedykowane wyłącznie pracy z dokumentami, jak i bardziej rozbudowane pod względem funkcjonalności i możliwości systemy, do których zaliczają się także platformy low-code oferujące aktualnie najwięcej możliwości w zakresie zarządzania dokumentami, obiegu dokumentów oraz automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest w stanie przynieść istotne korzyści w praktycznie każdej sferze funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala oszczędzać czas, gdyż dostęp do wszystkich dokumentów jest szybki, łatwy i bezproblemowy, przynosi istotne korzyści finansowe przyspieszając proces podejmowania decyzji w firmie, ograniczając wydatki na utrzymanie fizycznego archiwum, zakup materiałów papierniczych oraz etaty pracowników odpowiedzialnych za archiwizację dokumentów oraz niesie za sobą istotne korzyści dla środowiska. W tej ostatniej kwestii, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wprowadzenie do firmy innej, niezwykle modnej i korzystnej wizerunkowo koncepcji, jaką jest paperless office, czyli biuro bez papieru. Zcyfryzowana dokumentacja jest dostępna wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Wgląd w nie można uzyskać nie tylko w biurze, ale również podczas delegacji, podróży służbowych lub w czasie pracy zdalnej. Dokumenty elektroniczne posiadają nadane odgórnie zabezpieczenia, które chronią je przed dostępem niepowołanych osób. Podgląd historii zmian w dokumencie oraz śledzenie kroków i osób, które zostały zrealizowane w ramach obsługi danego procesu, gwarantuje natomiast pełny podgląd oraz daje możliwość sprawowania pełnej kontroli nad wszelkimi modyfikacjami wprowadzanymi w dokumentach, co dodatkowo ułatwia wprowadzanie optymalizacji i umożliwia eliminowanie tzw. wąskich gardeł w firmie. Wszystko to wpisuje się natomiast w dążenie do optymalizacji procesu w obiegu dokumentów w organizacji.

Jak dobrać elektroniczny obieg dokumentów do potrzeb firmy?

Na rynku można znaleźć wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (ang. document management system ― DMS). Sporządzenie wstępnej, długiej listy takich dostawców jest stosunkowo proste. Znacznie trudniej ją zawęzić. Który system zarządzania dokumentami najlepiej spełnia wymagania firmy? Jakie ma funkcje? Czy można go łatwo zintegrować z dotychczas używaną infrastrukturą informatyczną? Czy umożliwia projektowanie procesów cyfrowych? Musimy sobie odpowiedzieć na kilka ważnych pytań.

Jakie cele firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów przynosi wiele korzyści. Umożliwia pracę w trybie cyfrowym z dowolnego miejsca, ułatwia dostosowanie się do przepisów dotyczących np. okresu przechowywania danych i tak dalej. Jakie są główne powody, dla których firma zamierza wdrożyć ten system? Może to zależeć od branży. Przedsiębiorstwa ubezpieczeniowe muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, a równocześnie oferować klientom coraz lepszą obsługę. Używają one systemów DMS w takich celach, jak przetwarzanie aplikacji, konfigurowanie przepływów pracy związanych z rozpatrywaniem roszczeń ubezpieczeniowych, cyfrowe zarządzanie dokumentami oraz zapewnienie widoku wszystkich danych posiadaczy polis w elektronicznych systemach plików eFiles. Inne branże, jak farmaceutyka i nauki przyrodnicze, mogą wykorzystywać systemy DMS w celu dokumentowania procesów zarządzania jakością (Quality Managment), szybszego przekazywania dokumentów do procesów związanych z badaniami i zatwierdzeniami lub dostosowywania się do obowiązujących przepisów, np. w zakresie zarządzania rejestrami zgodnie ze standardem GMP. O tym, jakiego systemu zarządzania dokumentami potrzebuje firma, decyduje wiele czynników oprócz podstawowego celu, jakim jest cyfrowe przetwarzanie dokumentów. Ważną rolę odgrywa również stopień digitalizacji. Przedsiębiorstwa, które dopiero zaczynają digitalizować swoje procesy, często przeprowadzają podstawową cyfryzację dokumentów papierowych w celu zapewnienia nieograniczonego dostępu do informacji. Wiele firm używa systemów DMS/Workflow lub rozwiązań archiwizacyjnych, które nie są już zgodne z obowiązującymi regulacjami lub nie mogą zostać rozszerzone. Takie firmy też potrzebują nowych systemów DMS/Worflow. Niezależnie od tego, jaki jest główny powód decyzji o zakupie systemu zarządzania dokumentami, należy wcześniej sprawdzić, jakie korzyści można dzięki temu systemowi osiągnąć. Warto również spotkać się ze wszystkimi interesariuszami w celu wyjaśnienia, czego oczekują od systemu jego użytkownicy, jakie problemy chce rozwiązać dział informatyczny dzięki jego wdrożeniu, co jest ważne dla menedżerów odpowiedzialnych za ochronę danych, a co dla rad pracowniczych itp. Zdefiniowanie tych wymagań podczas wspólnej dyskusji pomoże w określeniu, jakie funkcje i elementy powinien mieć nowy system, a jakie są zbędne.

Czy system elektronicznego obiegu będzie pasował do dotychczasowej infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa?

Żadne przedsiębiorstwo nie może dziś funkcjonować bez technologii cyfrowych. Im bardziej dojrzałe jest środowisko informatyczne, tym bardziej jest ono złożone, głównie za sprawą starszych, rozbudowanych rozwiązań. Przed zakupem systemu DMS/Workflow trzeba więc sprawdzić, jak można go zintegrować z istniejącą infrastrukturą. Które systemy i procesy wymagają połączenia? Dokąd popłyną połączone informacje? Nowy system powinien przede wszystkim pomagać w eliminacji  odseparowanych od siebie zbiorów danych, oraz cyfryzacji procesów w całym przedsiębiorstwie. Nie może natomiast jeszcze bardziej komplikować środowiska informatycznego. Inną ważną sprawą jest model wdrożenia. Czy firma chce wdrożyć system w środowisku lokalnym, chmurowym czy hybrydowym? Jakie ma wymagania w zakresie skalowalności i wysokiej dostępności? Jaki scenariusz wdrażania jest najlepiej dostosowany do jej strategii informatycznej? Czy dysponuje ona wystarczającymi zasobami informatycznymi i personelem, aby wdrożyć nowy system, utrzymywać go i nim zarządzać? System DMS/Workflow w formie rozwiązania SaaS zwalnia firmę z wielu takich zadań, a poza tym można go wdrożyć dużo szybciej. Jeśli firma chce jeszcze bardziej odciążyć swój dział informatyczny, powinna poszukać dostawcy oferującego wraz z systemem usługi zarządzane w zakresie jego eksploatacji, konfiguracji i wsparcia. Wszystkie te kwestie należy omówić z dostawcą na początku, tak aby można było obliczyć koszty nie tylko wstępnej fazy wdrażania systemu, lecz również jego późniejszej eksploatacji. Część dostawców dostarcza również zintegrowane systemy DMS/workflow wraz z modułami innych obszarów. Część firm może zdecydować się w związku z tym na z unifikowanie systemu poprzez przejście na oprogramowanie od jednego dostawcy oprogramowania.

Jaką strukturę ma firma?

Międzynarodowe sieci handlowe, zdecentralizowane sieci szpitali czy banki planujące fuzje powinny wziąć pod uwagę swoją obecną strukturę organizacyjną oraz jej prawdopodobny rozwój w przyszłości. Jeśli przedsiębiorstwo planuje ekspansję, będzie musiało obsługiwać więcej użytkowników, dokumentów, wiadomości e-mail i danych, a być może również odrębnych jednostek organizacyjnych. W takim przypadku potrzebny jest system DMS, który będzie rozrastał się razem z firmą (oczywiście jeśli firma tak zdecyduje). Wybór „rozmiaru” systemu zależy również od branży. Ze względu na obowiązujące przepisy firmy farmaceutyczne muszą przechowywać dokumenty dłużej niż przedsiębiorstwa z sektorów, które nie podlegają regulacjom. W przypadku projektów budowlanych zaplanowanych na wiele lat niezbędna jest przejrzysta dokumentacja, która musi być archiwizowana przez odpowiedni czas. Każdego dnia dodawane są też nowe dokumenty. Ponadto system powinien być wielojęzyczny, aby ułatwić współpracę między ośrodkami znajdującymi się w różnych krajach.  Przed wdrożeniem systemu DMS należy przeprowadzić przegląd struktury przedsiębiorstwa i odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Czy DMS ma zostać wdrożony w skali międzynarodowej? Czy jest on skalowalny? Czy jest na tyle wydajny, aby obsługiwać równoczesne żądania dostępu i zapytania wprowadzane do wyszukiwarek przez tysiące użytkowników z całego świata bez opóźnień i przestojów?

Gdzie przechowywane są dokumenty (również na zewnątrz)?

Przedsiębiorstwa tworzą i przechowują dokumenty w różnych miejscach: serwery plików w działach, archiwa w wielu lokalizacjach, korespondencję papierową w głównej siedzibie itp. Elektroniczny obieg dokumentów powinien funkcjonować tak, aby wszystkie te dokumenty były dostępne centralnie. W związku z tym trzeba wiedzieć, kto potrzebuje dostępu do określonych dokumentów i w jaki sposób będą one dodawane do systemu. Czy każdy użytkownik może zapisywać nowe dokumenty? Czy w poszczególnych ośrodkach pracownicy skanują swoją korespondencję samodzielnie, czy też przechodzi ona przez centralną skrzynkę pocztową lub zewnętrznego dostawcę skanów? Oprócz obsługi żądań dostępu i przepływów pracy, które system wykorzystuje w celu digitalizacji i kontroli dokumentów, ważne jest również zachowanie zgodności z przepisami. Kto jest uprawniony do przechowywania, wyświetlania, edytowania i usuwania dokumentów w systemie? W zależności od obowiązujących przepisów prawa i regulaminów wewnętrznych wymagane są różne typy uprawnień dostępu i mechanizmy zabezpieczeń. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której firma wymienia dokumenty z zewnętrznymi usługodawcami, dostawcami i klientami.

Jaka struktura plików jest najlepsza dla firmy?

W wielu przedsiębiorstwach struktury plików rozrastały się przez lata w sposób organiczny i są już przestarzałe. Wdrożenie nowego systemu zarządzania dokumentami jest okazją do wprowadzenia nowej, lepiej dopasowanej struktury. Dlatego należy sprawdzić, czy pliki elektroniczne systemu spełniają wymagania firmy. Czy łączą one dokumenty w określonym kontekście i wiążą je z procesami?  W systemie, który ma zintegrowany system zarządzania procesami biznesowymi, bezpośrednio z plików  można również inicjować inne procesy, takie jak żądanie i sprawdzanie certyfikatów dostawców. W razie potrzeby użytkownik może dostosowywać pliki do swoich potrzeb, na przykład łącząc pliki dostawców z zamówieniami, aby szybko uzyskać informacje o zaległych zamówieniach z dwóch poprzednich miesięcy. Warto więc zastanowić się, w jaki sposób system e-plików może wspierać pracowników w codziennej pracy.

Jak wyglądają codzienne przepływy pracy w firmie?

Jednym z fundamentalnych pytań przed wdrożeniem obiegu dokumentów w firmie jest to  jak wygląda przepływ pracy w firmie w tym momencie. Firma powinna przyjrzeć się swoim typowym procesom. Które czynności wykonywane ręcznie można zautomatyzować? Jakie zadania wykonują pracownicy i które decyzje podejmują spontanicznie? Kiedy współpracują z osobami spoza firmy? Przedsiębiorstwo potrzebuje nie tylko systemu, lecz również niezbędnego wsparcia przepływów pracy. Należy zawsze pamiętać, że dokumenty i procesy są ze sobą powiązane. Nie ma dokumentów bez procesów i procesów bez dokumentów. Dobrze jest więc wybrać system DMS ze zintegrowaną funkcją zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Zapewnia on wszystko, czego firma potrzebuje do pracy ze swoimi dokumentami i procesami oraz zarządzania nimi. Nie są wymagane żadne dodatkowe rozwiązania. Dokumenty i powiązane z nimi procesy lub zadania można przypisać do odpowiednich podmiotów przetwarzających. Terminy realizacji są monitorowane, a kolejne etapy przetwarzania ― dokumentowane. Wszystko to odbywa się automatycznie. W efekcie procesy i informacje o ich statusie są przejrzyste i widoczne dla wszystkich interesariuszy. Pozwala to uniknąć opóźnień i zachować zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi np. dwukrotnego przeglądu procesów podczas zatwierdzania kontraktów. Nawet złożone procesy, które obejmują wiele działów firmy, można szybko konfigurować i zarządzać nimi w przejrzysty sposób. Jeśli firma chce objąć systemem również klientów lub zewnętrznych partnerów biznesowych, musi sprawdzić, czy zapewnia on opcje współpracy, takie jak wirtualne sale, gdzie pracownicy mogą bezpiecznie ze sobą współpracować i włączać w swoje procesy osoby z zewnątrz. Należy też pamiętać o innych aplikacjach używanych na co dzień przez pracowników, takich jak ERP, CRM, HR lub portale klientów i dostawców. Wszystkie one powinny być łatwe do zintegrowania z systemem DMS, tak aby pochodzące z nich informacje były dostępne w odpowiednich procesach, a te ostatnie działały bez przerwy.  

Post Author: tomek

Show Buttons
Hide Buttons
X